Profitul, calea catre eficienta

La sfarsit de an, cand se trage linie, companiile prezinta actionariatului un raport financiar plin de cifre, statistici si evolutii. Chiar daca nu toti au rabdarea si cunostintele necesare pentru a parcurge si interpreta toate aceste informatii, exista un indicator pe care nimeni nu-l rateaza – profitul obtinut. Este valoarea care poate asigura inca un an linistit pentru echipa manageriala sau care poate duce la caderi de capete si redesenari de strategii. Pentru a avea o dezvoltare controlabila a afacerii si o maximizare a profitului, managerii acorda o atentie deosebita managementului financiar al afacerii.

Cu ajutorul analizelor economice si a diagnosticului financiar se identifica sectoarele in care compania castiga si cele in care pierde bani. Managementul financiar al afacerii inseamna, pe scurt, analiza, planificarea si controlul performantelor financiare ale unei organizatii. Bineinteles ca un rol esential in exercitarea managementului financiar al unei companii il are CFO-ul, mai eles cand vine vorba de elaborarea bugetelor si stabilirea obiectivelor financiare.

Managementul strategic al afacerii vizeaza dezvoltarea si consolidarea afacerii pe termen lung si isi propune ca obiective fundamentale cresterea cifrei de afaceri, realizarea investitiilor programate si promovarea companiei la nivelul clientilor tinta. Pe baza acestor obiective strategice se elaboreaza diverse moduri de actiune, se determina necesarul de bani si se identifica structura optima de finantare.

Pentru a determina necesarul de finantare sunt necesare informatii legate de valoarea anuala a investitiilor, iar pentru stabilirea structurii de finantare trebuie cunoscuta politica de distribuire a dividendelor. Pentru un nivel al vanzarilor cat mai bun trebuie identificate principalele coordonate comerciale ale afacerii: gama de produse si servicii, piata tinta, clientii vizati, avantajele concurentiale, nivelul preturilor si tarifelor, planul de marketing etc.

Pentru maximizarea profitului trebuie analizate si optimizate toate costurile activitatilor din interiorul si exteriorul firmei: costuri ale activitatii de aprovizionare, depozitare, distributie si desfacere, ale activitatii de productie, de marketing, de reclama si publicitate, ale activitatii administrative.

Valoare profitului obtinut trebuie sa reprezinte rezultatul actiunilor si deciziilor manageriale din fiecare departament al unei companii.

Amprenta fi nanciara a companiei Orice companie are o “amprenta” financiara care se construieste pe baza unor indicatori financiari, precum cifra de afaceri, profitabilitate, lichiditate, grad de indatorare. In functie de mediul de referinta ales pentru raportare si analiza, structura financiara a unei firme este reflectata diferit ca forma, structura sau continut.

Pe de-o parte este vorba de raportarile financiare solicitate de utilizatorii interni (top management si diverse departamente), acestea putand fi adaptate si personalizate in functie de cerinte. Este important ca situatiile financiare sa fie elaborate intr-un format si un limbaj accesibil tuturor utilizatorilor, finantisti si non-finantisti, si trebuie sa scoata in evidenta informatii relevante pentru analiza, planificarea si controlul afacerii.

Raportarile interne au caracter confidential, iar termenele de raportare sunt stabilite de echipa manageriala (zilnic, saptamanal, lunar, trimestrial, anual). In cazul raportarilor financiare solicitate de utilizatori externi (actionari, institutiile statului, institutii bancare) se utilizeaza diverse forme standardizate ale situatiilor financiare, reglementate la nivel national sau international.

Standardizarea este necesara pentru a se crea un cadru comun de analiza si evaluare a rezultatelor financiare ale firmelor care isi desfasoara activitatea in diverse domenii de activitate si in diverse locatii de pe glob. Informatiile prezentate in situatiile financiare standardizate (situatia veniturilor si a cheltuielilor, situatia patrimoniului etc.) sunt publice si reflecta performantele inregistrate de companie pe o perioada de timp reglementata. Cu ajutorul rapoartelor de analize economice se examineaza procesele din punct de vedere economic, prin prisma relatiei dintre rezultatele obtinute si resursele consumate intr-o anumita perioada. Pe baza acestor analize permanente se pot identifica punctele tari si punctele slabe ale unei afaceri. Pentru analiza vanzarilor firmei se pot elabora rapoarte periodice privind evolutia si structura vanzarilor pe categorii de produse si servicii, pe canale de distributie, pe puncte de desfacere, pe categorii de clienti etc. In acelasi mod, pentru analiza eficientei vanzarilor vor fi evaluate politicile manageriale care au determinat aceste performante si anume: preturile si tarifele practicate, discount-urile acordate, termenele de incasare stabilite.

Pentru analiza costurilor se pot elabora rapoarte periodice care au ca obiectiv analiza evolutiei si structurii costurilor dupa diverse cerinte manageriale: in functie de interdependenta fata de volumul vanzarilor, in functie de natura cheltuielilor, in functie de modalitatea de generare si alocare a costurilor.

O analiza economica este completa si corecta daca prezinta si contextul general al mediului de afaceri in care firma isi desfasoara activitatea: reglementarile fiscale, evolutia cererii pe diverse domenii de activitate, rata inflatiei, ratele de schimb valutar etc.

Pe baza rapoartelor de analize economice se calculeaza indicatorii economico-financiari, care reprezinta o expresie sintetica a performantelor firmei: indicatori de profitabilitate, de lichiditate, de solvabilitate, de gestiune etc. Datele obtinute in urma acestor analize stau la baza strategiilor viitoare de dezvoltare ale companiei.

Gestionarea inteligenta a informatiei

Componentele de baza pentru dezvoltarea cu succes a unui sistem de management financiar sunt de natura manageriala (precizarea tipurilor de rapoarte), de natura tehnica (programe informatice) si de natura relationala (comunicare interdepartamentala).

Intr-o era tot mai informatizata, asigurarea unui management eficient trebuie sa se bazeze nu numai pe capacitatile de conducere si strategie ale echipei manageriale, dar si pe un sistem inteligent de colectare si structurare a datelor legate de activitatea companiei.

Sistemele informationale pentru management (MIS) sunt ansamble de instrumente ce ofera acces direct, on-line, la informatiile relevante, intr-o interfata prietenoasa, intr-un dialog usor de exploatat. Aceste informatii oferite on-line, in timp real, au o importanta deosebita pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizatiei si pentru exercitarea unui control mangerial corespunzator.

Relevanta informatiilor oferite de sistemele informationale pentru management reuneste o serie de caracteristici printre care oportunitate, corectitudine si utilitate. In ceea ce priveste interfata unui astfel de sistem, aceasta raspunde cerintelor unor utilizatori care au putin timp, putina experienta si deprinderi limitate in utilizarea calculatorului.

Implementat initial in companiile americane sistemul informational pentru management este o combinatie de resurse umane si informatice care urmaresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea si utilizarea datelor si informatiilor pe care le folosesc managerii in exercitarea functiilor de conducere, in scopul realizarii unui management eficient.

Scopul si rolul unui astfel de sistem este de a oferi top managementului acces facil si rapid la informatiile despre factorii cheie, decisivi in atingerea obiectivelor generale ale firmei, in exercitarea controlului managerial eficient si eficace. Conditiile care trebuie avute de sistem sunt legate de usurinta utilizarii si timpul de raspuns sa fie imediat.

Astfel, se cere sa se foloseasca intensiv afisarea in mod grafic si sa se asigure accesul in timp real la bazele de date interne si externe. Nu in ultimul rand, este necesara oferirea de informatii despre starea curenta de fapte si tendintele estimate pentru factorii cheie este un aspect ce se ia in calcul, iar in ceea ce priveste forma de prezentare a informatiilor, aceasta trebuind sa fie conforma cu preferintele managerului ce utilizeaza sistemul.

Informatiile generate de calculator nu au intotdeauna rolul principal in atingerea necesitatilor managementului, asa cum informatiile cele mai pretioase pentru acestia sunt informatiile externe, care permit identificarea pozitiei organizatiei pe piata globala si analiza mediului exterior.

MIS sunt concepute in special pentru directorii financiar, de marketing, de vanzari, ca si pentru directorului general, oferind informatii asupra rezultatelor si performantelor companiei, relevante, rezumate, prezentate intr-o forma placuta, accesibila. Aceste sisteme indeplinesc adevarate functii, fiecare avand mai multe actiuni de indeplinit:

  • functia de prevedere prin deducerea informatiilor necesare intr-o situatie data, presupunand elaborarea de previziuni functionale (bilant previzional, buget de venituri si cheltuieli) si dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizatiei;
  • functia de interpretare a unor informatii primite din mediul real prin care se stabileste starea sistemului, realizata prin analize economico-financiare;
  • functia de prelucrare (a informatiilor prin aplicatia si-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive si deductive de selectie a unor alternative decizionale, realizarea interfetelor dintre proceduri si aplicatii); functia de diagnoza (prin surprinderea situatiilor de functionare defectuoasa a unor componente ale sistemelor);
  • functia de instruire (prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialisti prin dialoguri subforma de meniuri ierarhizate);
  • functia de proiectare (a unor obiective tehnice si tehnologii) si functia de control (proprie sistemului prin sub sistem propriu si monitorizare a interfetelor).

Economie de timp si resurse

Sistemele actuale au o utilizare mult mai larga, iar aplicatiile depasesc granitele ierarhiei unei companii. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau statii de lucru dintr-o retea si reunesc informatii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaza avantajele arhitecturii client/ server, care asigura accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de firma (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informatiile agregate privind situatii economice si financiare a intreprinderii, sub forma grafica, etc.).

Obiectivele MIS pot fi impartite in doua categorii, respectiv informarea managerilor cu privire la activitatile si procesele economice din intreprindere, precum si la interactiunea acesteia cu mediul extern si accesul oportun la informatii. Multe din informatiile furnizate de MIS pot fi obtinute si prin metode traditionale (prelucrarea manuala sau semimanuala) care necesita eforturi mari de resurse si timp pentru a corespunde cerintelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu intarziere, dar aceste limite sunt inlaturate de MIS. Utilizand MIS, se obtine calitatea informatiei, fara a produce cantitati imense de hartie cu minimum de rapoarte tiparite, concomitent cu asigurarea unei informari complete si continuarea conducerii de varf.

Datele selectate care trebuiesc incluse in MIS au la baza cateva principii. Printre acestea se numara acela ca datele trebuie colectate din procesele curente ale organizatiei ce pot fi preluate eventual din bazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informationale. Un alt principiu se refera la faptul ca subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizatiei. Un al treilea principiu impune furnizarea de informatii tuturor potentialilor utilizatori si simularea acestora simultan cu modificarea cerintelor informationale.

Un MIS performant permite accesul atat la datele interne, cat si la bazele de date externe, acest lucru fiind esential pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie sa permita asa zisa tehnica “forajului de date”. Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumita componenta pe mai multe niveluri de detaliere pentru intelegerea rezultatelor obtinute.

Sistemele moderne se caracterizeaza prin faptul ca sunt croite pe nevoile informationale ale top-managerilor, ofera rapoarte consolidate, dar si date privind aspecte si probleme concrete, detaliate, asigura instrumente de analiza on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de exceptie si forajde date, realizeaza informarea pe baza datelor interne, dar si a datelor externe firmei si sunt usor de exploatat. Oferta pietei de software dedicat MIS este destul de variata, mai toti marii jucatori mondiali avand solutii adaptabile nevoilor fiecarei companii.