ERP, un partener de business

Pe plan local solutiile de tip ERP (Enterprise Resource Planning) incep sa fie implementate in tot mai multe companii, dar piata este departe de a fi saturata sau ajunsa la maturitate.

Liderii mondiali in domeniu, alaturi de dezvoltatori autohtoni, ofera o gama larga de solutii de tip ERP, fiecare incercand sa raspunda cat mai bine nevoilor companiilor locale. O solutie de tip ERP trebuie sa urmareasca foarte clar “conturul” companiei client pentru a fi cu adevarat eficienta.

Complexitatea unei asemenea solutii creste proportional cu dimensiunile companiei in care este implementata. Iar costurile sunt si ele direct proportionale cu complexitatea solutiei ERP alese.

Directorul financiar trebuie sa fie unul dintre actorii principali in procesul de selectare, configurare si implementare a unei solutii de tip ERP.

Dincolo de faptul ca el trebuie sa aprobe bugetul pentru un asemenea proiect, directorul financiar este “unul dintre beneficiarii cheie al implementarii”, spune Cosmin Dodoc- Marina, Senior Sales Consultant, Oracle Romania. Rolul directorului financiar in achizitia unui sistem informatic integrat “este foarte important deoarece, in esenta, un sistem ERP este un sistem financiar-contabil care acopera, in primul rand, acesta latura a afacerii si abia dupa, prin module specializate, pe cea a domeniului in care activeaza firma (leasing, retail, productie, distributie, servicii etc.)”, crede si Florentina Andrei, director de vanzari, TotalSoft.

Alegerea potrivita

Experientele de pana acum ale companiilor care au implementar un sistem de tip ERP arata ca nu alegerea solutiei si a modului de implementare a acesteia sunt cele mai importante etape intr-un asemenea proces, ci momentul in care sistemul ERP trebuie sa inceapa sa functioneze.

Evident ca sunt putine cazurile in care o firma implementeaza prematur un astfel de sistem integrat. De cele mai multe ori companiile amana pana in ultimul moment demararea unui asemenea proiect si ajung in imposibilitatea de a-si continua activitatea in conditiile date. Intotdeauna banii sunt cauza acestor amanari. Un sistem integrat ERP costa mult, iar valoarea fluctueaza in functie de mai multi factori, cum ar fi : furnizorul solutiei, numarul de module, numarul de utilizatori, domeniul de activitate al companiei client, complexitatea proceselor de business etc.

Momentul in care se impune un sistem ERP este strans legat de ritmul de crestere al unei companii. “Adoptarea unei solutii ERP performante, care sa acopere mai multe arii de activitate, vine in general ca o nevoie fireasca in cadrul companiei, ca urmare a dezvoltarii afacerii, cresterii in dimensiune si/sau complexitate. Asa cum se schimba echipamentele hardware IT sau chiar echipamentele industriale, care reprezinta obiectul muncii, tot asa si software-ul de business este inclus in planurile de dezvoltare pe termen mediu si lung si se aloca bugete pentru asta”, spune Cristian Herghelegiu, Microsoft Dynamics Manager.

Tocmai pentru ca pe piata romaneasca exista numeroase aplicatii de tip ERP, alegerea uneia sau a alteia este foarte dificila.

Presupune o intelegere foarte clara a nevoilor companiei, viziune, determinare si o implicare a tuturor factorilor de decizie. Nu este vorba doar de un proiect IT, ci de un proiect de business, “care ofera o viziune de ansamblu asupra companiei, permitand o buna gestionare a relatiei furnizor-client si luarea deciziilor in timp real”, asa cum spune Florentina Andrei. Reprezentantii companiei client, impreuna cu dezvoltatorul solutiei ERP, trebuie sa stabileasca caracterisiticile solutiei ce va fi implementata. Datorita faptului ca aplicatiile ERP sunt construite din module, implementarea acestora este foarte flexibila. “Unii dintre clientii nostri au preferat sa implementeze de la inceput toata solutia integrata, pentru a avea un bun management al fluxurilor de lucru, fluxuri care traversau majoritatea modulelor din ERP. Alti clienti au preferat sa implementeze initial cateva module si dupa aceea sa ajunga la un produs final integrat”, spune Cosmin Dodoc-Marina.

Un furnizor, adica un partener

Alegerea furnizorului solutiei ERP trebuie facuta pe baza unei analize complexe, avand in vedere ca parteneriatul cu acesta este de lunga durata. Este important ca furnizorul sa fi e serios, sa dispuna de posibilitati de investire pe termen lung in produsele pe care le ofera si sa aiba de o echipa de dezvoltare disponibila. “Microsoft a publicat un roadmap care asigura suport si dezvoltare pana in 2013 pentru toate solutiile sale de business. Sunt stabilite inca de acum cand vor apare urmatoarele versiuni si care sunt noile functionalitati ce vor fi disponibile in acele versiuni”, spune Cristian Herghelegiu. Experienta altor companii care au apelat la un anume furnizor este relevanta. “Nu trebuie neglijate referintele si modalitatile prin care alte companii din aceeasi arie de activitate a companiei client au ajuns la un ROI (Return of Investment) pozitiv si la avantaje majore pe piata, inclusiv cresteri semnificative ale businessului”, crede reprezentantul Oracle. Cosmin Dodoc-Marina crede ca este important ca in procesul de selectie sa fie urmarita “o tehnologie cat mai buna, iar pentru simplificarea proceselor, reducerea timpilor si eficientizarea costurilor trebuie optat pentru o solutie web based.” Implicatiile implementarii unei aplicatii de tip ERP asupra costurilor companiei client sunt destul de greu de determinat inainte de finalizarea proiectului.

In procesul de selectie a unei aplicatii de tip ERP una dintre dileme este legata de tipul solutiei. Specificitatea pietei romanesti si desele schimbari ale cadrului legislativ, determina o crestere a importantei localizarii solutiilor. Acestea trebuie sa fie usor de modificat si de adaptat la schimbarile legislative.

Oracle sau SAP, lideri internationali pe piata solutiilor de tip ERP, dezvolta aplicatii utilizate in toata lumea. “O solutie internationala beneficiaza de avantajul experientei acumulate pe mai multe piete, sistemul beneficiind astfel de un know-how incorporat in functionalitati si procese informationale”, spune Zemy Apfelbaum, Managing Director, Wizrom.

In ultima vreme Oracle sau SAP au acordat o atentie mai mare adaptarii solutiilor ERP la diverse piete si au echipe specializate si alocate pe diverse domenii de activitate, care lucreaza la localizarea produselor. Pe piata romaneasca exista si dezvoltatori locali, care creeaza solutii de tip ERP customizate pentru companiile romanesti. O solutie romaneasca este mult mai indicata deoarece, spre deosebire de solutiile internationale, beneficiaza de o echipa locala de dezvolatare care poate asigura customizari si up-date-uri mult mai prompt si in conditii mult mai avantajoase”, sustine Florentina Andrei, director de vanzari, TotalSoft. Ea sustine ca TotalSoft si alti dezvoltatori privati locali au sanse mari de a concura pe piata din Romania cu solutii performante.

Concurenta intre cele doua tipuri de dezvoltatori a dat nastere unor produse performante, iar acest lucru este in beneficiul companiilor care utilizeaza aceste solutii.

“Avantajele apar abia in momentul in care compania incepe sa lucreze live cu aplicatia”, spune Florentina Andrei.

Benefi ciile se vad nu numai la nivelul costurilor operationale. “Unificarea “insulelor de date” duce, pe langa o reducere a costurilor legate de intretinerea fiecarei aplicatii si la o optimizare din punct de vedere a timpului alocat de angajat pentru operare, precum la evitarea introducerii redundante de date, respectiv o mai buna integritate a datelor. (…) Prin optimizarea timpului de lucru al angajatului si prin utilizarea unei singure aplicatii se obtine alocarea timpului in mod eficient pentru task-uri productive si eliminarea timpilor asociati cautarii informatiei, pe scurt, productivitate crescuta”, afirma reprezentantul Microsoft.

DIRECTORUL FINANCIAR TREBUIE SA FIE UNUL DINTRE ACTORII PRINCIPALI IN PROCESUL DE SELECTARE, CONFIGURARE SI IMPLEMENTARE A UNEI SOLUtII DE TIP ERP